Як запровадити програму ПСП на робочому місці – методичні рекомендації

Тепер будь-яке підприємство має можливість запровадити програму психосоціальної підтримки працівників на робочому місці. Алгоритм у 4 кроки й допоміжні матеріали для кожного із них – у цьому розділі.

Інструменти протестовані під час їхнього пілотування на 12 підприємствах/закладах України, де працюють майже 10 000 працівників.

Лише через 3 місяці після запровадження програми психосоціальної підтримки в одному пілотному медичному закладі: втричі менше працівників відчували стрес, а його рівень суттєво знизився; втричі більше працівників були задоволені умовами праці та відчували підтримку з боку керівництва.

 Чому психологічний стан працівників важливий?

Кожна інвестиція у зміцнення психічного здоров’я приносить прибуток. Організації, які піклуються про добробут співробітників, мають більше клієнтів, вищу продуктивність, нижчу плинність кадрів та менше нещасних випадків.

Етапи запровадження психологічної підтримки на робочому місці:

Підготовчий етап

Поспілкуйтеся з керівником на тему важливості й користі психосоціальної підтримки працівників у воєнний і післявоєнний час: як для працівників, так і для бізнесу. Для цього варто прочитати «Коротко про важливе для лідерів підприємств, профспілок» – рекомендовано прочитати і керівникові.

ВАЖЛИВО! Підтримка керівника – ключ до успіху у втіленні цієї ініціативи.

 Крок 1: Створення ініціативної групи й аналіз ситуації

 1.1. Створіть ініціативну групу на рівні підприємства за участі:

• представника роботодавця;
• спеціаліста із БЗР/людських ресурсів;
• представника працівників;
• психолога (штатного або позаштатного).

Якщо психолога немає, варто подумати про це на перспективу, а тим часом налагодити співпрацю зі спеціалізованими центрами, які працюють у вашій області.

1.2. Визначте чітко ролі кожного члена ініціативної групи, хто відповідатиме за:

• розроблення письмової політики й плану заходів;
• організацію впровадження політики й систему комунікацій;
• організацію і проведення заходів;
• моніторинг і оцінювання політики й програми.

Пам’ятайте, що командна робота набагато ефективніша й цікавіша, ніж індивідуальна.

1.3. Оцініть поточну ситуацію щодо ПСП та наявних ресурсів: що вже є і працює добре, а що треба додати чи покращити. Для цього можете скористатися анкетою для оцінювання ресурсів та аналізу ситуації.

1.4. Оцініть психосоціальні потреби співробітників підприємства. Вони найкраще знають, що б їм було корисно. Для цього можна зробити анонімне опитування на основі анкети. Ви можете видалити непотрібні або додати важливі для вас питання.

 Крок 2: Розроблення письмової політики

2.1. Розробіть проєкт письмової політики щодо психосоціальної підтримки на робочому місці у воєнний і післявоєнний час. Для цього можете взяти за основу шаблон.

Ключові компоненти:

• Коротка заява про наміри.
• Цілі впровадження ПСП.
• Визначення ключових понять.
• Зобов’язання та відповідальність керівників і працівників.
• Комунікація з персоналом, профілактика, підтримка.
• Моніторинг і перегляд політики.

2.2. Узгодьте проєкт із керівництвом, представниками працівників та іншими зацікавленими особами. Затвердьте політику.

2.3. Ознайомте всіх працівників підприємства зі змістом політики й отримайте зворотний зв’язок.

 Крок 3: Розроблення програми (плану заходів)

 3.1. За результатами аналізу психосоціальних потреб співробітників (див. Крок 1, п. 1.4.) складіть перелік заходів, яких потребує персонал.

3.2. Оберіть і складіть перелік пріоритетних заходів, які бажано впровадити першочергово.

3.3. Для кожного заходу визначте необхідні ресурси та інструменти для їх реалізації, ключові показники результативності, які потім ляжуть в основу моніторингу і оцінювання.

3.4. Розробіть план реалізації цих заходів (дій) в межах програми ПСП. Для цього можете взяти за основу зразок. Рекомендовано зробити план на рік, хоча можна і на коротший термін.

3.5. Узгодьте план з усіма зацікавленими сторонами й розпочинайте реалізовувати кожен захід відповідно до нього.

Для розроблення політики й плану заходів корисно почитати «Інформаційний матеріал для лідерів підприємств, профспілок».

Одним із заходів у межах програми ПСП може стати створення команди першої психологічної допомоги (ППД) з-поміж співробітників.

Помічники із ППД мають вміти розпізнати ранні ознаки психічних проблем, вміти надати першу психологічну допомогу й перенаправити для отримання професійної допомоги, якщо це необхідно.

Розробіть положення про ППД у межах програми, де зазначте:

• що означає ППД, яка її мета й переваги;
• на кого поширюється дія цього положення;
• обов’язки й принципи особи/команди, яка надає ППД;
• зобов’язання роботодавця в межах цього положення;
• що очікується від працівників у межах цього положення;
• контакти для скарг, відгуків і пропозицій.

Погодьте кандидатів у команду. Організуйте для них навчання з надання першої психологічної допомоги на робочому місці. Надавайте команді ППД підтримку, включно з фінансовими або іншими стимулами.

Крок 4: Розроблення системи моніторингу й оцінювання (МіО) програми ПСП

Розробляється на підготовчому етапі – до реалізації заходів – для подальшого визначення результативності, ефективності програми і визначення необхідності її вдосконалення.

4.1. Контрольні запитання, що допоможуть визначити цілі та методи МіО в межах програми ПСП:

Як ми дізнаємося, що:

план заходів програми реалізується?

працівники відчувають підтримку на робочому місці?

психологічний клімат у колективі задовільний?

програма ПСП ефективна?

Усі заходи повинні мати кількісні і/або якісні показники досягнення результатів.

Аналіз показників покаже вам, що було виконано, і що було виконано успішно/неуспішно, чи змінилася в кращу сторону ситуація на підприємстві, наприклад:

чи задоволені працівники заходами, ресурсами в межах програми ПСП? (кількісні та якісні показники);

чи знизився загальний рівень стресу та кількість відгулів/лікарняних/травмувань? (порівняльні показники на вході та виході);

чи підвищився рівень підтримки з боку керівництва й колег? (порівняльні показники на вході та виході).

4.2. Визначте ключові джерела даних. Це можуть бути:

відгуки працівників;

звіти та відгуки зацікавлених осіб;

кадрові дані (відгули, плинність кадрів) та інші дані (помилки в роботі, аварії тощо);

інше.

Збір даних не повинен бути складним, і це можна зробити за допомогою таких інструментів:

спостереження і структурований звіт після нього;

анкетування для отримання зворотного зв’язку;

пульс-опитування щодо сприйняття;

фокус-група конкретної цільової групи щодо конкретного питання;

інтерв’ю (індивідуальне або групове).

4.3. Проаналізуйте результати

Підійдіть критично, проаналізуйте як успіхи, так і проблеми/ «провали»/ слабкі сторони програми. Підготуйте цікавий звіт і ознайомте з ним кожного працівника на підприємстві.

На цьому підготовчий етап завершується і починається активна фаза — реалізація програми ПСП!